10 Zeitmanagement-Hacks für Kleinunternehmer

„Zeit ist Geld“, wusste bereits der amerikanische Erfinder Benjamin Franklin 1748. Mehr als 250 Jahre später gilt diese Aussage noch immer, besonders für kleine Unternehmen. Studien belegen, dass für mehr als 40 Prozent der Kleinunternehmer Zeit das wichtigste Gut in ihrem Betrieb ist - was erklären könnte, warum 57 Prozent von ihnen sechs Tage die Woche arbeiten. 14 Prozent fahren nicht in Urlaub und von denen, die es doch tun, arbeiten 39 Prozent während dieser Zeit. Die weite Verbreitung von WiFi, 4G, Cloud-Anwendungen und Hochgeschwindigkeits-Breitbandnetzen und die Selbstverständlichkeit des Handys als ständigen Begleiter bedeutet, dass wir jederzeit und überall vernetzt bleiben können.

 Für Kleinunternehmer war effektives Zeitmanagement nie wichtiger, doch viele verbringen zu viel Zeit mit manuellen Verwaltungsaufgaben. Dies geht zu Lasten des Unternehmenswachstums: 55 Prozent der Kleinunternehmer gaben laut einer Studie der Federation of Small Businesses (FSB) an, dass das Wachstum ihres Unternehmens durch den hohen Zeitaufwand für die Geschäftsverwaltung gebremst wird.

Wir alle haben schon einmal Tipps für besseres Zeitmanagement von berühmten Unternehmern gelesen – manche sind umsetzbar, andere nicht. Richard Branson steht um 5 Uhr morgens auf, um ein Training zur Förderung seiner Produktivität zu absolvieren. Arianna Huffington macht regelmäßige Pausen, um frisch und konzentriert zu bleiben. Mark Zuckerberg schwört auf Meeting-Blöcke, um sich mehr Zeit ohne Unterbrechungen zu verschaffen. Zwar besitzen die meisten von uns keine Multi-Milliarden-Dollar-Firmenimperien oder einen entsprechenden Kontostand, doch von einer Neubewertung, wie wir unsere Zeit verbringen, können wir alle profitieren. Und wir alle können lernen, neue Techniken in unseren Alltag zu integrieren.

Hier sind meine Top 10 Tipps, wie Kleinunternehmer ihre Zeit besser nutzen können –  keiner der Hacks verlangt, um 5 Uhr morgens aufzustehen, um grüne Smoothies zu trinken oder ins Fitness-Studio zu gehen, keine Sorge:

 1.     Die Tomaten-Technik: Genau wie Intervall-Training bekannt dafür ist, schnelle Fitness-Erfolge zu erzielen, kann auch Intensiv-Arbeit über kurze Zeiträume – mit kleinen Pausen – eine gute Methode sein, um die Konzentration und Produktivität von Teams zu erhöhen. Man nennt sie „Pomodoro-Technik“ – nach dem italienischen Wort für Tomate und dem Küchen-Timer in Tomatenform. Nachdem eine Aufgabe festgelegt wird, setzen Sie den Timer auf 25 Minuten. Wenn die Uhr abgelaufen ist, machen Sie eine 3- bis 5-minütige Pause und stellen die Uhr erneut.

2.     Seien Sie ‘appy: Was immer Sie erreichen wollen, es existiert fast sicher eine App dafür. Zeitmanagement ist hier keine Ausnahme und es gibt tolle Apps, mit denen man beispielsweise digitale To-Do-Listen erstellen kann. Die Tageszeitung The Guardian empfiehlt unter anderem Wunderlist, GoogleKeep, Todoist, Any.do und Remember the Milk.

3.     Kein Multi-Tasking: Einen Ordner auf dem Computer öffnen und vergessen, was man gesucht hat, ist das digitale Äquivalent zu in einen Raum gehen und vergessen, was man von dort holen wollte. Das passiert jedem. Oft ist es das Ergebnis von Multi-Tasking: Wir eilen von einer Aufgabe zur nächsten, unterbrechen uns dabei, um E-Mails zu lesen, Anrufe zu beantworten oder Gespräche zu führen. Studien zeigen, dass durch Multi-Tasking oder das Wechseln von Aufgaben bis zu 40 Prozent der Produktivität verloren gehen. Konzentrieren Sie sich stattdessen nur auf eine Aufgabe auf einmal.

4.     Verbessern Sie Ihr E-Mail-Management: Psychologen des Future Work Centre haben einen Zusammenhang zwischen Stress und E-Mails entdeckt, besonders wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind und E-Mails jeden Morgen als Erstes oder spät abends gecheckt werden. Legen Sie zwei Mal pro Tag einen kurzen Zeitraum fest, um E-Mails zu lesen und zu beantworten. Schalten Sie Benachrichtigungen aus und ignorieren Sie Mails, die außerhalb der festgelegten Zeiten ankommen. Falls Ihnen dieser Schritt zu radikal ist, richten Sie eine automatische Antwort ein, die Absender darüber informiert, wann Sie Ihre Nachrichten lesen. Sie können auch das digitale Äquivalent zur „One Touch“-Regel erstellen. Vor einigen Jahren war das Geheimnis erfolgreicher Unternehmer: Befassen Sie sich mit jedem Dokument nur einmal, handeln Sie und machen Sie weiter. Beseitigen Sie alle digitalen Ablenkungen. Bleiben Sie konzentriert. Halten Sie sich von Ihrem Smartphone fern – außer Sie müssen telefonieren. Ein kurzes Gespräch kann in vielen Fällen endlose E-Mail-Ketten ersetzen.

5.     Setzen Sie realistische Prioritäten: Priorisierung ist ein Lernprozess. Hier geht es nicht nur darum, Dringlichkeiten zu erkennen, sondern auch darum, einzuschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird und welche Ressourcen sie erfordert, Variablen zu identifizieren und Flexibilität einzubauen.

6.     Beseitigen Sie unnötige manuelle Aufgaben: 67 Prozent der Unternehmen finden, dass die Verwaltungslast sie davon abhält, sich auf die Hauptaufgabe ihres Unternehmens zu konzentrieren. Identifizieren Sie Aufgaben, die Sie automatisieren, digitalisieren oder gar auslagern können und prüfen Sie Ihre Optionen: Einige manuelle Aufgaben durch automatisierte Methoden zu ersetzen, muss nicht teuer sein.

7.     Delegieren Sie: In einem kleinen Unternehmen ist das nicht einfach, aber Delegierung verschafft freie Zeit und stärkt die Mitarbeiter. Wenn in Ihrem Unternehmen niemand für die Aufgaben-Delegierung verfügbar ist, prüfen Sie einen Vorschlag aus Punkt 6: Auslagern. Von Social Media Management über die Buchhaltung bis zur Gehaltsabrechnung können viele Funktionen effektiv ausgelagert werden. Der Vorteil liegt unter anderem darin, dass Ihr Unternehmen die ihm zur Verfügung stehenden Fähigkeiten erweitert, ohne dass Sie die Kosten für ein dauerhaft angestelltes Team-Mitglied tragen müssen.

8.     Reduzieren Sie Verspätungen: In vielen Unternehmen beginnen und enden Meetings mit Verspätung, was frustrierend und ineffizient ist. Pünktlich zu einem Meeting zu erscheinen, zeigt Respekt und Einsatz. Planen Sie Meetings für 45 Minuten statt eine Stunde – so bleibt Zeit für den Weg zum Treffpunkt und zurück sowie für einen Zeitpuffer, falls das Meeting etwas länger dauert. Testen Sie die Technik vorher. Wer hat noch nicht an einer Videokonferenz teilgenommen, in der die ersten zehn Minuten damit verbracht wurden, eine funktionierende Verbindung zu allen Teilnehmern herzustellen? Oder an einer Telefonkonferenz, bei der die Verbindung eines Teilnehmers mittendrin abbricht, sodass er sich neu einwählen muss? Wir leben im digitalen Zeitalter – es gibt keine Entschuldigung für ineffektive Kommunikationstechnologie. Testen Sie, welche Technologien für Sie und Ihre Kunden am besten funktionieren und nutzen Sie diese.

9.     Nutzen Sie die Cloud: Das Updaten und Versenden von Dokumenten an Kollegen per E-Mail gehört der Vergangenheit an. Cloudbasierte Tools vereinfachen die Verwaltung verschiedener Versionen und die Zusammenarbeit, sodass die Notwendigkeit, Dokumente zu aktualisieren, speichern und versenden, entfällt.

10.  Hören Sie nicht auf zu lernen: Lernen ist ein sinnvoller Zeitaufwand. Jeden Freitag beim morgendlichen Kaffee eine Stunde mit dem Durchstöbern von Posts auf LinkedIn oder Trends auf Twitter zu verbringen oder die neuesten Branchennachrichten zu überfliegen, wird Ihnen helfen, Ihr Wissen zu vertiefen und Ihren Wettbewerbern einen Schritt voraus zu sein. Wie Mahatma Gandhi einst sagte: „Lebe, als würdest du morgen sterben. Lerne, als ob du ewig leben solltest.“